GRUPPEREJSER

En grupperejse er en pakkerejse, men ikke i gængs forstand, da det er en aftale mellem én kontaktperson(bestiller) på vegne af en gruppe deltagere og Venga Travel Danmark ApS (i det følgende Venga Travel).

KONTAKTPERSONEN 

Gruppen har én kontaktperson (bestiller), som er juridisk ansvarlig for hele gruppen og ansvarlig for, at alle typer af information og dokumenter videregives til hele gruppen. Bestilleren identificeres på fremsendte tilbud og faktura og skal være fyldt 18 år. Elever kan ikke stå som bestillere. Venga Travel er ikke ansvarlig såfremt information og dokumenter ikke videreformidles af kontaktpersonen til den øvrige gruppe. Gruppen kan således ikke påberåbe sig mangler i de tilfælde, hvor disse skyldes mangelfuld eller forkert videreformidling fra kontaktpersonen. Kontaktpersonen (bestiller) har endvidere det fulde ansvar i det tilfælde at der formidles forkerte og/eller mangelfulde data omkring gruppen til Venga Travel.

Venga Travel skal orienteres skriftligt pr. Email såfremt gruppen ønsker at ændre bestiller.


TILBUD 

Venga Travel udarbejder kun skriftlige tilbud. Alle tilbud er afgivet på grundlag af de priser, kurser og skatter, som Venga Travel har kendskab til på datoen for afgivelsen af tilbuddet. Ændringer kan forekomme i de tilfælde, hvor Venga Travels leverandører foretager prisændringer. Det fremsendte tilbud skal godkendes skriftligt af gruppens kontaktperson (bestiller), som herved bestiller grupperejsen. Såfremt tilbuddet godkendes af andre end gruppens kontaktperson (bestiller), bliver denne person kontaktperson (bestiller) for hele gruppen.

Sammen med tilbuddet modtager bestiller de gældende rejsebestemmelser, der automatisk accepteres ved bestilling af grupperejsen.

Venga Travel tilbyder studierejser i samlede pakker, som de fremgår af hjemmeside, brochuremateriale og tilbud. programydelser kan udelukkende købes i sammenhæng med logi og/eller flyrejse. Enkeltaktiviteter tilbydes ikke.


BESTILLING 

En grupperejse bestilles pr. mail på baggrund af det af Venga Travel fremsendte tilbud. Indbetalingsfrister for depositum og restbetaling fremgår af tilbud og proforma faktura. Bestilling er bindende for hele gruppen med det deltagerantal der fremgår af tilbud og/eler proforma faktura – uanset bestillingsform.


DEPOSITUM

Med mindre andet fremgår af det fremsendte tilbud, udgør depositum 30% af rejsens samlede pris for den samlede gruppe. Kontaktpersonen (bestiller) hæfter altid for manglende indbetaling af depositum. Såfremt depositum ikke indbetales rettidigt forbeholder Venga Travel sig ret til at annullere aftalen. Frist for indbetaling af depositum fremgår af tilbuddet. Aftalen er først bindende for Venga Travel, når der er indbetalt fuldt depositum.


FAKTURA

Kontaktpersonen modtager umiddelbart efter skriftlig godkendelse af tilbud en proforma faktura. Efter indbetaling af depositum opdateres denne til brug for restbetaling. Efter rejsens afholdelse fremsendes endelig faktura.

RESTBETALING, NAVNELISTE OG REJSEPROGRAM

Restbeløbet skal være Venga Travel i hænde senest 60 dage før afrejse. Bestiller hæfter altid for den fulde restbetaling. Ved bestilling mindre end 60 dage før afrejse fremsendes proforma faktura på det fulde beløb. Venga Travel udsteder ikke separate fakturaer.

Den udfyldte navneliste skal returneres til Venga Travel senest 30 dage før afrejse. Manglende rettidig fremsendelse af korrekt udfyldt navneliste indenfor den angivne frist medfører gebyr på kr. 300,00 pr. deltager. Omkring 30 dage før afrejse fremsendes ligeledes det endelige rejseprogram. Ca. 7 dage før afrejse fremsendes billetter og øvrige nødvendige dokumenter. Ved manglende rettidig indbetaling af restbetaling forbeholder Venga Travel sig ret til at opkræve et rykkergebyr på kr. 300,00 pr. deltager eller alternativt annullere aftalen og betragte denne som en afbestilling med samme vilkår som beskrevet senere i disse rejsebestemmelser.


FAGPROGRAM

Normalt er fagprogrammer indeholdt i prisen og aftales løbende mellem bestiller og Venga Travel, som altid forbeholder sig ret til at ændre dele af fagprogrammet, eller programmet i sin helhed, da mange besøg og aktiviteter først kan bekræftes endeligt meget tæt på afrejsen. Fagprogrammet skal være endelig aftalt senest 70 dage før afrejse. I undtagelsestilfælde kan dele af eller hele programmet blive aflyst med kort varsel. I de tilfælde vil Venga Travel, efter bedste evne, forsøge at tilbyde et alternativt program med lignende indhold, hvis muligt.

Program på ankomst- og afrejsedage er altid på gruppens (bestillers) eget ansvar i forhold til gennemførelse. Venga Travel anbefaler at ankomst- og afrejsedage holdes programfrie.


PRISÆNDRINGER 

Der tages forbehold for prisændringer efter aftalens indgåelse og indtil 20 dage før afrejse der skyldes: 1. At gruppens antal og/eller kønsfordeling ændrer sig. 2. At rejsedage i form af ankomst og/eller afrejse ændrer sig. 3. At ikke bekræftede ydelser ikke kan gennemføres. 4. Ændrede transport- og/eller brændstofpriser. 5. Nye skatter/afgifter samt ændringer i skatter og afgifter 6. Ændrede valutakurser 7. Ændrede priser hos underleverandører generelt. I tilfælde af prisændringer informerer Venga Travel bestiller hurtigst muligt.

Prisændringer afledt af ovenstående berettiger ikke til afbestilling af rejsen og en eventuel ekstra fakturering skal være Venga Travel i hænde inden afrejse. Venga Travel er ikke berettiget til at ændre prisen senere end 20 dage før afrejse.


OVERDRAGELSE AF REJSEN

Bestiller kan frit disponere over det bestilte antal pladser i gruppen sålænge den enkelte deltager overholder de for rejsen opstillede krav. Senest 30 dage før afrejsen skal gruppen være endeligt sammensat i forbindelse med fremsendelse af den udfyldte navneliste.

Det er herefter kun muligt at overdrage rejsen for enkeltdeltagere mod et ekspeditionsgebyr på min. kr. 1.000. Venga Travel har endvidere ret til at nægte overdragelse af rejsen.


AFBESTILLING AF HELE GRUPPEN 

Depositum på 30% af den gruppens samlede pris på rejsen tilbagebetales ikke. Finder afbestillingen sted mellem 59 og 35 dage før afrejse forbeholder Venga Travel sig ret til at tilbageholde 70% af rejsens samlede pris. Ved afbestilling mindre end 35 dage før afrejse fortabes den samlede rejses pris. Venga Travel forbeholder sig endvidere ret til at afvige fra ovenstående, i det tilfælde, at det benyttede flyselskabs og/eller logis afbestillingsbetingelser påvirker Venga Travels afbestillingsbetingelser.


AFBESTILLING AF ENKELTPERSONER

Den samlede gruppe kan reduceres med op til 10%. Det betyder at enkeltpersoner kan afbestille uden omkostning indtil 60 dage før afrejse, sålænge det er indenfor 10% af den samlede gruppe.

Ved afbestilling mellem 59 og 35 dage før afrejse forbeholder Venga Travel sig ret til at tilbageholde 70% af gruppens samlede rejsepris delt med antal deltagere (elev eller lærer). Ved afbestilling med mindre end 35 dage til afrejse fortabes den samlede rejses pris for den enkelte deltager. Opmærksomheden henledes endvidere på, at der kan forekomme prisændringer for de øvrige deltagere i rejsen, såfremt én eller flere deltagere afbestilles. Venga Travel forbeholder sig endvidere ret til at afvige fra ovenstående, i det tilfælde, at det benyttede flyselskabs og/eller logis afbestillingsbetingelser påvirker Venga Travels afbestillingsbetingelser.


AFBESTILLINGSFORSIKRING

Venga Travel anbefaler at der tegnes afbestillingsforsikring gennem Gouda Forsikring. Afbestillingsforsikring kan købes som en del af rejsepakken hos Venga Travel. Afbestillingsforsikring skal købes sammen med den øvrige bestilling for at være gældende.


REJSEFORSIKRING/DET BLÅ SYGESIKRINGSBEVIS 

Det påhviler gruppens deltagere selv at være tilstrækkeligt forsikringsdækket i forhold til lægebehandling, tandlæge, sygehusophold, hjemtransport og evt. tilkaldelse/sygeledsagelse og alle andre former for akut og subakut assistance. Vi anbefaler at alle deltagere medbringer det blå EU sygesikringskort. Rejseforsikring kan købes gennem Venga Travel helt frem til afrejsedagen.


PAS, VISUM OG VACCINATION

Gruppen repræsenteret ved bestiller sørger selv for alle nødvendige pas, visa og vaccinationer. Det skal særligt bemærkes, at deltagere fra nogen lande skal have både transit- og opholdsvisa. Venga Travel forbeholder sig ret til at udelukke deltagere, som ikke har de fornødne dokumenter, fra deltagelse på rejsen eller dele af rejsen.


GRUPPENS ØVRIGE ANSVAR

Gruppen repræsenteret ved bestiller skal omhyggeligt kontrollere de papirer, mails og dokumenter som fremsendes fra og til Venga Travel.


BEMÆRK SÆRLIGT

Navn på pas og flybillet skal være helt identiske. De fleste flyselskaber kræver et stort gebyr for ændring af navn på billetten, i fald der er fejl. Gebyrets størrelse afhænger af flyselskabet og tidspunktet for ændringen. I visse tilfælde annulleres billetten helt og deltageren må købe en ny til dagspris. Venga Travel hæfter under ingen omstændigheder økonomisk i de tilfælde.


VENGA TRAVELS ANSVAR

Venga Travel Danmark ApS CVR. 34 89 15 10 er ansvarlig for at de på fakturaen, indgåede aftaler overholdes. Ved opståede fejl og mangler skal gruppen straks underrette Venga Travel eller dennes repræsentant på destinationen, således at Venga Travel får mulighed for at afhjælpe problemet indenfor rimelig tid. Såfremt manglen afhjælpes indenfor rimelig tid har gruppen ikke krav på erstatning. Såfremt en mangel først meddeles Venga Travel efter gruppens hjemkomst, fortabes retten til at gøre indsigelse og på nogen anden måde fremføre krav mod Venga Travel. Krav om erstatning fordrer skriftlig dokumentation for at bestiller har gjort opmærksom på en fejl eller mangel overfor Venga Travel eller dennes repræsentant på destinationen, indenfor rejseperioden. Venga Travel kan ikke gøres ansvarlig for forhold der skyldes: 1. Gruppens egne forhold 2. Uvedkommende tredjemand 3. Udefra kommende omstændigheder, som Venga Travel og/eller personer som Venga Travel er ansvarlig for, ikke med passende omhyggelighed kunne forudse ved bestillingen. 4. Force majeure eller force majeure lignende forhold. Kan Venga Travel og kontaktpersonen (bestiller) ikke opnå enighed omkring evt. erstatning, kan kontaktpersonen (bestiller) indgive klagen for Rejseankenævnet.


ÆNDREDE REJSETIDER OG FORSINKELSE

Rejseankenævnet har udarbejdet vejledende retningslinier, som Venga Travel følger. Der ydes normalt ikke kompensation i forbindelse med hjemrejsen, da den rejsende ikke mister tid på destinationen. Der henvises til Rejseankenævnets hjemmeside for yderligere information. Såfremt grupperejsen ikke indeholder flyrejse, fortabes retten til alle måltider, overnatninger og aktiviteter som mistes pga. af forsinkelsen.


ANSVARSBEGRÆNSNINGER

Venga Travels ansvar for mangler samt person- og tingskader er begrænset til de erstatningsbeløb, der er fastsat i de internationale konventioner, som gælder for tjenesteydere, der af Venga Travel benyttes ved gennemførelsen af de programsatte rejser.
For international flytransport er ansvaret begrænset i henhold til Warszawakonventionen.
For internationale togtransporter er ansvaret begrænset i henhold til COTIF/CIF-konventionen.
For internationale skibstransporter er ansvaret begrænset i henhold til Athen-konventionen.
Såkaldte ”værdigenstande” erstattes ikke efter regelsættene.


BAGAGE

Det er deltagernes eget ansvar at være forsikret i tilfælde af tyveri, bortkommet eller beskadiget bagage. Desuden påhviler det deltageren selv at sikre sin egen bagage i forbindelse med bus- og togskift eller hvor bagagen er udleveret til deltageren selv i forbindelse med mellemlanding med fly.


GLEMTE EFFEKTER

Venga Travel og dennes underleverandører påtager sig intet ansvar for glemte sager og effekter, som deltagerne har efterladt under opholdet. Ved eftersendelse opkræves et ekspeditionsgebyr på kr. 200,- + porto.


NYHEDSBREV OG SALGSMATERIALE
Ved accept af tilbud tilmeldes bestiller og udannelsesinstitution til løbende modtagelse af 2 årlige faglige nyhedsbreve og fagspecifikke emails – med mindre bestiller framelder dette ved bestilling.

Opdateret 31.12.2017 JK/Venga Travel